BusinessStudio - Система бизнес-моделирования | |
Описание Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла создания эффективной системы управления компанией, позволяя решать следующие задачи:
Функциональные возможности: Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМКФормализация стратегииЦели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в удобном виде является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. Сбалансированная система показателей - это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений. Проектирование бизнес-процессовИмея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей. Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня. В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации. Обязательным элементом процессного управления являются ключевые показатели результативности или эффективности - KPI (Key Performance Indicators). С помощью KPI планируется и контролируется деятельность, протекающая в рамках процессов. Таким образом, в отличие от ССП система KPI является инструментом оперативного управления компанией. Также KPI часто используется для построения системы мотивации персонала, при этом величина вознаграждения сотрудника прямо зависит от результативности процессов, которые он исполняет. Business Studio позволяет определить для каждого процесса набор ключевых показателей эффективности KPI и вывести их в Должностную инструкцию исполнителя или в Положение о подразделении, которое выполняет процесс. Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документах "Регламент бизнес-процесса". Проектирование организационной структурыОрганизационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно или после проектирования бизнес-процессов Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру. Начиная с версии 3.5,Business Studio поддерживает создание оргструктуры не только в справочнике, но и непосредственно с помощью оргдиаграммы. Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе "Положение о подразделении". Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции. Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении - наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос. Business Studio на основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении. Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализПотребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов - большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения имитационного моделирования и ФСА можно:
Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ "Что, если?". Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями. Разработка ТЗ на внедрение информационных системНа сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок. Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак. Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно включает в себя следующие разделы:
Техническое задание при необходимости дополняется другими разделами и передается ИТ-службе. Формирование регламентирующей документацииВажным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации. Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:
Документы формируются на основе спроектированных бизнес-процессов и организационной структуры. Любое изменение в модели системы управления ведет за собой внесение соответствующих изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают. Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии. Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя Мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.
Доведение документации до сотрудниковДаже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников, как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
Система управления современного предприятия является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения. Контроль показателейCбор и контроль значений показателей позволяет компании понять, в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей, заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии. Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами: Кокпит Файлы Microsoft Excel Контроль значений KPI также реализован двумя способами. Используя Кокпит, руководитель в реальном времени может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании - цветовой сигнализатор "Статус". Сигнализатор светится зеленым, когда показатель находится в пределах заданной нормы, желтым - при выходе в "тревожную" зону, и красным - при попадании в критическую зону значений. Дополнительно можно увидеть положение показателя на индикаторе в соответствии с заданными границами. Руководителю показывается тренд показателя - то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Кроме того, в отдельной колонке "Сигнал" появляется восклицательный знак в тех случаях, когда показатель нижнего уровня, входящий в формулу рассчитываемого параметра, выходит из пределов заданной для него нормы. Анализ показателейРазумеется, своевременно узнать об отклонениях - это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Кокпит Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние, после чего приступать к выработке управляющего воздействия. Возможности по внедрению стандартов ISOВнедрение стандартов ISO дает гарантию получения и использования лучших мировых принципов управления. Business Studio позволяет компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других). В соответствии с этими стандартами система управления должна основываться на процессном подходе, постоянно улучшаться и удовлетворять ряду других требований. Business Studio реализует эти принципы, позволяя:
Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения Одним из принципов стандартов ISO является постоянное улучшение системы управления. Для этого необходимо проводить систематический анализ несоответствий, их последствий, а также причин возникновения. Это позволит оперативно выявлять недостатки, их причины, возможности улучшений, а также планировать изменения и отслеживать их эффективность. Business Studio предоставляет широкие возможности для проведения такого анализа, включая:
|